Η καθημερινότητα τις περισσότερες φορές είναι απαιτητική με τις υποχρεώσεις να διαδέχονται η μια την άλλη. Όσο πιο πιεσμένο είναι το πρόγραμμα τόσο περισσότερο προκύπτει η ανάγκη για μία καλύτερη οργάνωση.
Ωστόσο μία «to do list» δεν είναι πάντα η κατάλληλη λύση και αυτό γιατί σε περίπτωση που δεν προλάβετε να φέρετε εις πέρας όλα όσα έχετε σημειωμένα, υπάρχει κίνδυνος να ξεχαστούν ή και να μην γίνουν ποτέ όσο τα μεταφέρετε σε άλλες μέρες.
Το πλάνο που πραγματικά ανταποκρίνεται σε ένα πιεσμένο πρόγραμμα λέγεται «to-do list makeover» το οποίο θα σας βοηθήσει να έχετε πραγματικό έλεγχο για το πώς θα ταξινομήσετε τον χρόνο σας, καθώς και τις υποχρεώσεις σας.
Το πρώτο πράγμα που κάνουν λάθος οι περισσότεροι σε σχέση με τα καθημερινά τους καθήκοντα είναι να αναβάλουν ζητήματα που τίθενται σε προτεραιότητα. Η επιλογή αυτή σαφώς και είναι απόλυτα λανθασμένη. Οι προτεραιότητες είναι πράγματα πιο σημαντικά από εμάς τους ίδιους και πρέπει να εξυπηρετούνται άμεσα χωρίς καμία διαπραγμάτευση.
Γι’ αυτό και είναι καλό να γνωρίζετε ποιες είναι αυτές για να μη γεμίζετε διάσπαρτα τον χρόνο σας με όλα όσα δεν σας ενδιαφέρουν. Για να είστε περισσότερο παραγωγικοί και να μειώσετε το στρες ξεκινήστε πρώτα από τις προτεραιότητες σας.
Δείτε τα παρακάτω βήματα που θα σας διευκολύνουν να οργανώσετε ένα πλάνο που θα σας εξυπηρετεί χωρίς να αφήνετε ούτε λεπτό να πάει χαμένο:
Δώστε αξία στα καθήκοντα σας
Είτε είστε αυτοαπασχολούμενοι είτε υπάλληλοι, θεωρήστε ότι εσείς είστε ο διευθυντής του εαυτού σας και αναθέστε στον εαυτό σας μία εργασία όποως θα πλήρωνε με την ώρα τον υπάλληλο του ένας εργοδότης. Με την προσέγγιση αυτή θα καταφέρετε να δείτε με σαφήνεια με ποιον τρόπο ακριβώς επενδύετε τον χρόνο στην επιχείρηση σας.
Αξιολογήστε τα καθήκοντα σας
Στο σημείο αυτό μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σύστημα «Matrix Eisenhower» το οποίο αφορά τη διαχείριση του χρόνου με συνειδητό έλεγχο και απευθύνεται σε συγκεκριμένες δραστηριότητες, ειδικά για την αύξηση της αποτελεσματικότητας, της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας. Σε αυτή τη μέθοδο ορίζεται ένας κύριος κατάλογος εργασιών σε τέσσερα τμήματα: “επείγοντα και σημαντικά”, “όχι επείγοντα αλλά σημαντικά”, “επείγοντα και όχι σημαντικά και” όχι σημαντικά και όχι επείγοντα “.
Τα καθήκοντα που είναι επείγοντα και σημαντικά πρέπει να γίνουν την ίδια μέρα που προκύπτουν. Αυτά που είναι σημαντικά αλλά όχι επείγοντα θα πρέπει να προγραμματιστούν αργότερα. Εάν μια εργασία είναι επείγουσα αλλά όχι σημαντική, θα πρέπει να μεταβιβαστεί σε κάποιον άλλο. Τέλος μια εργασία που δεν είναι σημαντική και όχι επείγουσα πρέπει να εξαλείφεται.
Ξεκινήστε με τα δύσκολα
Οι πιο εύκολες εργασίες ναι μεν εκπληρώνονται γρήγορα αλλά το σημάδι αυτό της επίτευξης μπορεί να πάρει τη μορφή της αναβολής. Επιπλέον οι πολλές μαζεμένες και δύσκολες εργασίες πρόκειται να σας γεμίσουν με άγχος και να σας αποτρέψουν να της ολοκληρώσετε με αποτέλεσμα να έχετε σοβαρές επιπτώσεις στα επαγγελματικά σας ή στα οικονομικά σας.
Γίνετε πιο συγκεκριμένοι
Αποφύγετε να σημειώνετε με ασάφεια τη λίστα των υποχρεώσεων σας διότι υπάρχει κίνδυνος όταν έρθει η στιγμή να τις εκτελέσετε να μην θυμάστε ακριβώς τι έχετε να κάνετε. Κάθε εργασία θα πρέπει να χαρακτηρίζεται από ένα πολύ συγκεκριμένο αποτέλεσμα.
Μπορείτε να να εξετάζετε πόσο σημαντική είναι κάθε εργασία και σε ποιο χρονικό πλαίσιο θα πρέπει να την ολοκληρώσετε.
Πιέστε τους χρόνους σας
Ο χρόνος είναι το πιο δύσκολο κομμάτι που έχετε να διαχειριστείτε στην εκτέλεση των εργασιών σας. Για να μπορείτε να ανταποκρίνεστε κάθε φορά και πιο γρήγορα στις υποχρεώσεις σας πιέστε τον εαυτό σας θέτοντας του χρονικά περιθώρια.
Για αρχή μπορείτε να μετρήσετε πόσες εργασίες προλαβαίνετε να εκτελέσετε μέσα σε μία ώρα. Επίσης μία άλλη τακτική είναι να ρυθμίσετε τον χρονοδιακόπτη στα 15 λεπτά χωρίς να κοιτάξετε το κινητό σας ή να έχετε οποιοδήποτε άλλον περισπασμό μέχρι να λήξει ο χρόνος. Θα διαπιστώσετε μεγάλη διαφορά στη συγκέντρωση σας.