Η επιλογή της σωστής ημέρας και ώρας για ένα meeting μπορεί να επηρεάσει άμεσα την παραγωγικότητα. Οι Δευτέρες και οι Παρασκευές είναι οι χειρότερες για τη διεξαγωγή του, καθώς οι άνθρωποι είτε σπεύδουν να γυρίσουν σπίτι τις Παρασκευές, είτε βρίσκονται ακόμα σε λειτουργία Σαββατοκύριακου τις Δευτέρες. Αλλά αν οι καλύτερες ημέρες για meeting, είναι από Τρίτη έως και Πέμπτη, πότε είναι η κατάλληλη στιγμή;
Δείτε τα παρακάτω tips, σύμφωνα με τη γνώμη των ειδικών
1. Αποφύγετε τα πρωινά
Τα meeting νωρίς το πρωί πρέπει να αποφεύγονται, καθώς ορισμένοι είναι πιθανό να εξακολουθούν να βρίσκονται σε υπνηλία και να μην λειτουργούν καλά. Επίσης, αν πραγματοποιηθεί πρώτο μέσα στην ημέρα, σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι πρέπει να προετοιμαστούν για αυτό από την προηγούμενη ή να έρθουν πολύ νωρίς για να έχουν χρόνο να αντεπεξέλθουν. Το πρώτο πράγμα που είναι πιο παραγωγικό να διεκπεραιώνεται το πρωί είναι η διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ακόμα και απόλαυση ενός καφέ.
2. Οι μεσημεριανές ώρες είναι καλύτερες για τα επίπεδα ενέργειας
Μόλις πάρουν δυνάμεις νωρίς το πρωί, οι περισσότεροι λειτουργούν καλύτερα μέσα στη μέρα. Περίπου στις 12πμ είναι μία καλή στιγμή για να πραγματοποιήσετε ένα meeting, επειδή οι άνθρωποι έχουν περισσότερη ενέργεια. Οι ειδικοί λένε ότι πραγματοποιούνται καλύτερα σε 45λεπτα διαστήματα, διότι αν ξεπεραστεί αυτός ο χρόνος, αρκετοί μπορεί να χάσουν τη συγκέντρωση τους. Εάν πρέπει να είναι μεγαλύτερα, χρησιμοποιήστε διαλείμματα για να υπάρχει χρόνος να ανασυγκροτηθείτε.
3. Οι συναντήσεις νωρίς το απόγευμα μπορεί να είναι αντιπαραγωγικές
Πιθανότατα δεν είναι η καλύτερη ιδέα να προγραμματίσετε μια σημαντική συνάντηση στις 4.30, καθώς οι περισσότεροι θα κοιτούν το ρολόι και θα σκέφτονται πότε θα φύγουν για να επιστρέψουν στο σπίτι. Ωστόσο, εάν θέλετε να το διεκπεραιώσετε γρήγορα και να αποφύγετε μακρές συζητήσεις, η πρόσκληση ατόμων σε μια συνάντηση αυτή την ώρα, μπορεί να κάνει θαύματα. Θα βρείτε λύση σε χρόνο μηδέν, καθώς όλοι θέλουν να τελειώνουν άμεσα.
4. Το meeting για μεσημεριανό γεύμα μπορεί να λειτουργήσει, αρκεί να περιλαμβάνει φαγητό
Το μεσημεριανό meeting, μπορεί να είναι παραγωγικό αρκεί να υπάρχει φαγητό. Ειδάλλως ο κόσμος θα σκέφτεται την πείνα του, παρά το θέμα που πρόκειται να συζητήσετε. Ωστόσο, ορισμένοι υπάλληλοι μπορεί να μην νιώθουν άνετα όταν θα πρέπει να τρώνε και να εργάζονται ταυτόχρονα.
Εάν παρόλα αυτά πρέπει να τους καλέσετε, αφιερώστε μισή ώρα για φαγητό και κοινωνικοποίηση πριν ξεκινήσετε. Αλλά μην αφήσετε να συνεχιστεί για μεγάλη διάρκεια, διότι τα επίπεδα ενέργειας ενδέχεται να μειωθούν αμέσως μετά τα γεύματα.
5. Μην προγραμματίζετε συναντήσεις αμέσως μετά το γεύμα
Αποφύγετε να καλέσετε την ομάδα σας σε meeting αμέσως μετά το μεσημεριανό, γιατί υπάρχει περίπτωση να μην έχουν όλοι τα ίδια επίπεδα ενέργειας. Αφήστε να περάσει λίγη ώρα παραπάνω για να είστε όλη σε παραγωγική φάση.
6. Τα μέσα της εβδομάδας και τα μεσημέρια είναι προτιμότερα
Σύμφωνα με μια έρευνα, η ώρα κατά την οποία η πλειοψηφία των ατόμων λειτουργεί καλύτερα σε ένα meeting, είναι η Τρίτη στις 3 μ.μ. Έχουν τακτοποιήσει όλα τα καθήκοντά της Δευτέρας και βρίσκονται ακόμα στην αρχή της εβδομάδας, πράγμα που σημαίνει ότι δεν έχουν συσσωρεύσει ακόμα πολύ κούραση από άλλες μέρες.
7. Σκεφτείτε το βράδυ για meeting υψηλής ισχύος
Εάν τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη πρέπει να έχουν μια σημαντική σύσκεψη, θα μπορούσατε να την προγραμματίσετε μετά από τις 18:00 το απόγευμα, όταν όλοι οι άλλοι έχουν πάει σπίτι και το γραφείο είναι πιο ήσυχο.
Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν πρέπει να συζητήσετε ευαίσθητες πληροφορίες ή εάν η επιχείρησή σας ανήκει σε πολυεθνική με διαφορετικές ζώνες ώρας.